Faktura uproszczona, do jakiej kwoty i jak wygląda w KSeF
Faktura uproszczona skraca dane nabywcy, ale nadal jest fakturą VAT i trzeba ją ujmować w ewidencji.
Czym jest faktura uproszczona
Faktura uproszczona to faktura, w której można pominąć część danych nabywcy. Przepisy o VAT dopuszczają taką fakturę, gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro. Zamiast pełnych danych nabywcy wystarczy jego numer NIP.
Zapis w przepisach jest krótki, ale w praktyce ważne jest, że dokument zachowuje pozostałe elementy faktury: datę, numer, opis towaru lub usługi, ceny i stawkę podatku.
Do jakiej kwoty
Limit to 450 zł brutto, a dla faktur w walutach obcych 100 euro, przeliczane według zasad z przepisów. Kwotę należności ogółem rozumie się jako wartość brutto, a przekroczenie limitu oznacza fakturę w pełnej formie.
Przed zastosowaniem sprawdź aktualne brzmienie przepisów w ustawie o VAT i interpretacje na stronie podatki.gov.pl, bo zmiany związane z KSeF mogą dotyczyć sposobu wystawiania dokumentów.
Policz swój miesiąc
Wybierz formę z tego wpisu i zobacz zaliczkę oraz składkę na przykładowych albo własnych danych.
Wybrany jest przykładowy miesiąc: 12 faktur sprzedaży i kosztów oraz przelewy.
Bez karty. Twoje dane zostają Twoje, eksport wszystkiego w każdej chwili.
Jak ująć ją w ewidencji
Dla sprzedawcy faktura uproszczona jest przychodem tak samo jak pełna. Dla nabywcy będącego przedsiębiorcą jest kosztem, jeśli spełnia warunki zaliczenia do kosztów, a przy czynnym VAT może dawać prawo do odliczenia.
W KPiR i ewidencji przychodów liczy się kwota, data i kontrahent. Jeśli faktura trafia do KSeF, Uproszczone pobiera ją razem z numerem KSeF i księguje bez przepisywania.
Praktyka w KSeF
W KSeF faktury są wystawiane i odbierane w ustrukturyzowanym formacie. Faktura uproszczona także powinna mieć poprawnie wypełnione pola, w tym NIP nabywcy. Brak danych często powoduje, że sprzedawca musi wystawić dokument ponownie.
Aby nie tracić kosztów, sprawdzaj w ewidencji faktury bez kontrahenta. W narzędziu pojawiają się na liście braków przed zatwierdzeniem miesiąca. Zobacz program do KSeF.
Najczęstsze pytania w praktyce
Częste pytanie dotyczy tego, czy sprzedawca musi wystawić fakturę uproszczoną. Nie musi, bo to uprawnienie, a nie obowiązek, i zawsze może wystawić fakturę w pełnej formie. Z kolei nabywca, który potrzebuje pełnych danych na dokumencie, może poprosić o fakturę z nazwą i adresem.
Drugie pytanie to dokumentowanie drobnych zakupów firmowych. Paragon z numerem NIP nabywcy bywa zastępowany fakturą uproszczoną, a w ewidencji liczy się data, kwota i sprzedawca. Dopilnuj, aby dokument zawierał wszystkie wymagane elementy, bo od nich zależy zaliczenie wydatku do kosztów.
Trzecie pytanie to korekty. Jeśli kwota na fakturze uproszczonej była błędna, wystawia się korektę, a w księdze lub ewidencji ujmuje się ją w okresie zgodnym z przepisami.
Co zrobić przed zatwierdzeniem miesiąca
Przed zatwierdzeniem miesiąca przejrzyj listę faktur bez dopasowanego przelewu i bez kontrahenta. Faktury uproszczone zwykle dotyczą małych kwot, więc łatwo je pominąć, a razem potrafią zmienić koszty miesiąca o kilkaset złotych.
Dobrze jest też sprawdzić, czy faktura trafiła do właściwej kolumny księgi. Wydatki na paliwo, drobne wyposażenie i usługi mają inne zasady zaliczania do kosztów, a w razie wątpliwości warto zajrzeć do interpretacji na stronie podatki.gov.pl.
Na koniec pamiętaj, że przepisy o fakturowaniu i KSeF są aktualizowane. Przed wystawieniem faktury uproszczonej w nowym układzie sprawdź obowiązujące brzmienie przepisów i komunikaty na stronie podatki.gov.pl, a w razie wątpliwości skonsultuj sposób dokumentowania z doradcą podatkowym.