Księgowość pełna a uproszczona, różnice i próg przejścia
Większość jednoosobowych firm prowadzi księgowość uproszczoną. Pełna pojawia się dopiero przy konkretnych warunkach.
Dwa światy księgowości
Księgowość uproszczona to księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów. Wpisy wynikają bezpośrednio z dokumentów i nie wymagają planu kont. Prowadzi ją wiele osób samodzielnie, bo zasady są stosunkowo proste.
Księgowość pełna, czyli księgi rachunkowe, opiera się na planie kont, zapisach na kontach, zamknięciu roku i sprawozdaniu finansowym. Daje pełniejszy obraz majątku i wyniku, ale wymaga wiedzy i zwykle pracy księgowej.
Kto musi prowadzić księgi rachunkowe
Obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości. Dotyczy między innymi spółek kapitałowych i spółek handlowych oraz osób fizycznych, spółek cywilnych i partnerskich, których przychody netto za poprzedni rok obrotowy przekroczyły równowartość 2 000 000 euro.
Poniżej tego progu osoba fizyczna prowadząca działalność może wybrać formę uproszczoną albo, dobrowolnie, księgi rachunkowe. Szczegóły warto potwierdzić w aktualnym brzmieniu ustawy.
Policz swój miesiąc
Wybierz formę z tego wpisu i zobacz zaliczkę oraz składkę na przykładowych albo własnych danych.
Wybrany jest przykładowy miesiąc: 12 faktur sprzedaży i kosztów oraz przelewy.
Bez karty. Twoje dane zostają Twoje, eksport wszystkiego w każdej chwili.
Różnice w praktyce
W uproszczonej księgowości dokument trafia do jednej księgi, w pełnej do co najmniej dwóch kont. Zamknięcie roku w uproszczonej to zestawienie sum i zeznanie, w pełnej bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa.
Dla jednoosobowej firmy usługowej różnica oznacza zwykle koszt: biuro rachunkowe za księgi rachunkowe kosztuje wyraźnie więcej niż za KPiR.
Kiedy przejść i co z narzędziem
Do przejścia zmusza próg przychodów albo zmiana formy prawnej, na przykład założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Wtedy dane z Uproszczone możesz wyeksportować i przekazać do księgowości pełnej.
Uproszczone obsługuje formy uproszczone, bez płac, bez spółek i bez pełnej księgowości. Zakres jest zamknięty, dzięki czemu większość dokumentów księguje się automatycznie. Zobacz uproszczoną księgowość i program KPiR.
Koszt, czas i ryzyko błędu
Różnica jest największa w czasie pracy. Przy księgowości uproszczonej jednoosobowa firma z kilkunastoma dokumentami miesięcznie zamyka miesiąc w kilka minut, jeśli dokumenty są pobierane i dopasowywane automatycznie. Księgowość pełna wymaga dekretacji każdego dokumentu, uzgodnień kont i zamknięcia okresu, co zwykle robi księgowa.
Ryzyko błędu rośnie tam, gdzie jest więcej ręcznych kroków. Dlatego dla prostych firm opłaca się wybrać formę uproszczoną i wspierać ją narzędziem, a przejście na księgi rachunkowe zostawić na moment, w którym wymusza to skala albo forma prawna.
Zmiana formy księgowości w trakcie roku wymaga zamknięcia ksiąg i otwarcia nowych, więc warto zaplanować ją na początek roku obrotowego i skonsultować z doradcą.
Jak ocenić swoją sytuację
Zadaj sobie trzy pytania. Czy prowadzisz działalność jako osoba fizyczna, bez spółki kapitałowej. Czy Twoje przychody netto w poprzednim roku były poniżej progu z ustawy o rachunkowości. Czy nie zatrudniasz pracowników, których obsługa płacowa wymagałaby osobnego narzędzia.
Jeśli odpowiedzi brzmią tak, tak i tak, księgowość uproszczona zwykle wystarcza, a Uproszczone obsłuży ją od pobrania faktur po plik JPK.
Pamiętaj też o różnicy w sprawozdawczości. Księgowość pełna kończy się sprawozdaniem finansowym składanym w terminach z ustawy, a uproszczona zeznaniem podatkowym i plikami JPK. Dla osoby prowadzącej jednoosobową firmę oznacza to zwykle mniej dokumentów do przygotowania, a więc mniej miejsc, w których można popełnić błąd. W razie wątpliwości co do progu przychodów warto sprawdzić dane za poprzedni rok jeszcze w styczniu.