Ile kosztuje księgowość online dla JDG w 2026 roku

Ile kosztuje księgowość online w 2026 roku

Trzy grupy rozwiązań mają trzy różne rachunki. Program do samodzielnej księgowości zaczyna się od zera lub kilkudziesięciu złotych za samo fakturowanie, ale wtedy księgi i deklaracje wysyłasz sam. Księgowość online z księgowym po drugiej stronie to według publicznych cenników od 149 zł netto miesięcznie (iFirma, ryczałt bez VAT, do 10 dokumentów kosztowych) do około 211 zł (pakiet standardowy iFirma) i od 200 zł (inFakt, prowadzenie księgowości JDG). Tradycyjne biuro rachunkowe bierze zwykle 350 do 410 zł netto za KPiR do 10 dokumentów.

Narzędzie, które samo księguje dokumenty, a Ty tylko zatwierdzasz miesiąc, jak Uproszczone, kosztuje 199 zł netto miesięcznie w planie Start i 349 zł w planie Firma, a przy płatności rocznej o połowę mniej. Ceny konkurentów sprawdź przed decyzją w ich cennikach, bo zmieniają się co kilka miesięcy.

Od czego zależy cena

Najważniejszy jest limit dokumentów kosztowych. Pakiet za 149 czy 211 zł obejmuje zwykle 10 dokumentów miesięcznie, a każde kolejne pięć kosztuje dodatkowo, w przypadku iFirma 33 zł netto. Firma, która ma 30 faktur kosztowych miesięcznie, płaci więc nie 211 zł, tylko około 211 zł plus cztery pakiety dopłaty.

Drugi czynnik to status VAT. Ryczałtowiec zwolniony z VAT jest tańszy w obsłudze, bo nie ma pliku V7. Trzeci to forma opodatkowania: KPiR wymaga wpisu każdego kosztu, ewidencja ryczałtu tylko przychodów. Czwarty to dodatkowe usługi, czyli odpowiedzi na pytania, reprezentacja w urzędzie, korekty za poprzednie lata. Za nie biura liczą osobno.

Jak policzyć, ile naprawdę płacisz

Do ceny miesięcznej dodaj dopłaty za dokumenty ponad limit, składkę na narzędzie do fakturowania, jeśli jest osobno, oraz własny czas. Zaznacz, ile godzin miesięcznie zajmuje Ci wysyłanie faktur, szukanie braków i odpowiadanie na pytania księgowego. Przy godzinie wartej 100 zł dwie godziny miesięcznie to 200 zł, czyli tyle, ile cały abonament.

Dopiero tak policzony koszt pokazuje, czy tańszy pakiet jest naprawdę tańszy. Przy małej firmie z kilkoma dokumentami wygrywa pakiet za 149 zł. Przy kilkunastu fakturach kosztowych miesięcznie i szybko rosnącej sprzedaży lepiej wypada stała opłata bez limitów w typowym zakresie.

Kiedy księgowy jest wart swojej ceny

Człowiek wygrywa tam, gdzie przepisy nie dają jednoznacznej odpowiedzi. Sprzedaż poza Unię, leasing, środki trwałe w dużej liczbie, zatrudnianie pracowników, zmiana formy w trakcie roku albo kontrola skarbowa to sytuacje, w których dobry księgowy oszczędza więcej, niż kosztuje.

Jeśli Twoja działalność to usługi na kontrakcie B2B, kilka faktur kosztowych i jeden rachunek, większość pracy jest powtarzalna. Wtedy płacisz głównie za to, że ktoś przepisuje dane, które już są w KSeF i w banku. Uczciwe porównanie ofert znajdziesz na stronie alternatywa dla iFirma i inFakt.

Ukryte koszty, o które warto zapytać

Zapytaj, czy cena obejmuje deklaracje VAT i PIT, plik JPK, korekty za poprzednie miesiące, rozliczenie roczne i kontakt z urzędem. Zapytaj też o koszt przejścia z innego systemu oraz o to, czy przy wypowiedzeniu dostaniesz dane w formacie, który możesz przenieść.

Osobna kwestia to wypowiedzenie. Abonament miesięczny wypowiadasz bez kary, a umowa rocznie płatna często nie zwraca różnicy. W Uproszczone abonament wypowiadasz w ustawieniach konta, dostęp działa do końca opłaconego okresu, a JPK, CSV i PDF eksportujesz w każdej chwili.

Przykład dla programisty na B2B

Załóżmy ryczałt 12 proc., jedną fakturę sprzedażową miesięcznie na 15 000 zł, cztery faktury kosztowe i jeden rachunek firmowy. Tyle dokumentów mieści się w każdym z pakietów, więc rachunek roczny wygląda tak: iFirma około 149 do 211 zł razy 12, czyli 1 788 do 2 532 zł netto, biuro rachunkowe około 350 zł razy 12, czyli 4 200 zł, a Uproszczone Start 199 zł razy 12 albo o połowę mniej przy płatności rocznej.

To rachunek poglądowy z cen opublikowanych w cennikach. Różnica w złotówkach nie zawsze rozstrzyga, ale liczba dokumentów rośnie z czasem, a z nią dopłaty. Do tego dochodzi składka zdrowotna, której progi 60 000 i 300 000 zł przychodu narastającego pilnujesz tak czy inaczej. Zobacz też wpis o składce zdrowotnej na ryczałcie w 2026 roku.

Czy księgowość online jest tańsza od biura rachunkowego

Zwykle tak, ale różnica zależy od liczby dokumentów. Dla firmy z kilkoma dokumentami miesięcznie pakiety online są o 100 do 250 zł netto miesięcznie tańsze niż klasyczne biuro, czyli 1 200 do 3 000 zł rocznie. Dla firmy z kilkudziesięcioma fakturami kosztowymi dopłaty zbliżają ceny do siebie, a stały abonament zaczyna wygrywać.

Nie porównuj samej ceny. Biuro daje człowieka, który odpowie na pytanie, aplikacja daje szybkość i brak dostarczania dokumentów. Zdecyduj, za co chcesz płacić, i zapisz to jako kryterium przed zbieraniem ofert.

Czy księgowość online jest bezpieczna

Bezpieczeństwo zależy od tego, jak serwis dostaje się do Twoich danych. Dostęp do KSeF powinien odbywać się tokenem, który odwołasz w KSeF w dowolnej chwili, bez przekazywania hasła do konta. Sprawdź, czy dostawca szyfruje token, czy pozwala wyeksportować dane i czy zostawia ślad zmian we wpisach.

Pamiętaj też, że odpowiedzialność za księgi spoczywa na przedsiębiorcy, niezależnie od narzędzia. Dobry system pokazuje źródło każdego wpisu i braki, żebyś mógł je zatwierdzić świadomie, a nie na ślepo.

Jak wybrać i nie przepłacić

Zacznij od trzech liczb: ile dokumentów miesięcznie, czy jesteś płatnikiem VAT i czy masz pracowników. Jeśli dokumentów jest do dziesięciu, nie jesteś płatnikiem VAT i nie masz pracowników, rozważ najtańszy pakiet z księgowym albo narzędzie z automatycznym księgowaniem. Jeśli dokumentów jest dużo, policz abonament stały.

Wczytaj próbny miesiąc do narzędzia i porównaj wynik z tym, co dostajesz dziś. Możesz to zrobić w demo na tej stronie bez konta. Gdy zdecydujesz się zmienić system, zajrzyj do cennika i sprawdź, ile wychodzi przy płatności rocznej. Jeśli równolegle porządkujesz firmę, warto zadbać o opiekę nad stroną firmową w stałym abonamencie, żeby faktury i strona nie rozjeżdżały się w danych firmy.