Jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku
Biuro rachunkowe możesz zmienić w dowolnym miesiącu. Zamykasz okres u poprzedniego księgowego, odbierasz dokumenty i sumy od stycznia, a nowy system lub nowe biuro zaczyna od następnego miesiąca. Najczęściej gubi się ciągłość składki zdrowotnej i terminy, nie same księgi.
Szybka odpowiedź
Zmiana w trakcie roku wymaga czterech rzeczy. Sprawdzasz okres wypowiedzenia w umowie, zamykasz ostatni miesiąc u starego biura, odbierasz komplet dokumentów i sumy narastające od 1 stycznia, a potem wpisujesz je do nowego narzędzia albo przekazujesz nowemu księgowemu. Cały proces mieści się zwykle w jednym miesiącu rozliczeniowym.
Krok 1. Okres wypowiedzenia w umowie
Okres wypowiedzenia wynika z umowy, nie z przepisów podatkowych. Najczęściej to jeden miesiąc ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, ale zdarza się dłuższy albo okres z karą za wcześniejsze zerwanie. Przeczytaj punkt o rozwiązaniu umowy i o wydawaniu dokumentów.
Złóż wypowiedzenie tak, by skończyło się z końcem miesiąca. Wtedy stare biuro zamyka pełny okres, a Ty zaczynasz od pierwszego dnia następnego, bez podziału miesiąca na dwie części.
Policz swój miesiąc
Wybierz formę z tego wpisu i zobacz zaliczkę oraz składkę na przykładowych albo własnych danych.
Wybrany jest przykładowy miesiąc: 12 faktur sprzedaży i kosztów oraz przelewy.
Bez karty. Twoje dane zostają Twoje, eksport wszystkiego w każdej chwili.
Krok 2. Co musi oddać stare biuro
Poproś o piśmie albo mailem o komplet. Podstawą jest księga przychodów i rozchodów albo ewidencja przychodów za bieżący rok, ewidencja środków trwałych i wyposażenia, jeśli ją masz, oraz potwierdzenia złożonych deklaracji i plików JPK. Dochodzą rozliczenia ZUS z potwierdzeniami zapłaty składek.
Dokumenty źródłowe, czyli faktury i rachunki, należą do Ciebie. Jeśli biuro trzymało je u siebie, odbierz je albo poproś o skany. Bez nich nie zbudujesz archiwum na kontrolę.
Krok 3. Sumy narastające od stycznia
To najważniejszy liczbowo punkt. Potrzebujesz przychodu i kosztów narastająco do końca ostatniego zamkniętego miesiąca, wpłaconych zaliczek na podatek oraz zapłaconych składek zdrowotnych. Na ryczałcie od przychodu narastającego zależy próg składki zdrowotnej, więc pomyłka tu zmienia kwoty w każdym kolejnym miesiącu.
Przykład. Do końca września masz 150 000 zł przychodu na ryczałcie. Wpisujesz tę sumę jako start, a październik księgujesz już normalnie. Narzędzie wie, że jesteś w drugim progu składki, i pilnuje momentu przekroczenia 300 000 zł. O progach piszemy w wpisie składka zdrowotna na ryczałcie w 2026 roku.
Krok 4. Pełnomocnictwo i urząd
Jeśli biuro składało deklaracje w Twoim imieniu na podstawie pełnomocnictwa, odwołaj je formularzem OPL-1 w urzędzie skarbowym. Nowe pełnomocnictwo dla kolejnego biura składa się osobno i wiąże się z opłatą skarbową. Jeśli przechodzisz na samodzielną księgowość, pliki JPK wysyłasz sam z własnego konta, więc pełnomocnictwa nie potrzebujesz.
Sprawdź też, czy w KSeF nie zostały uprawnienia nadane staremu biuru. Odbierz je, zanim dasz dostęp nowemu narzędziu tokenem.
Krok 5. Start po zmianie
Pierwszy miesiąc po zmianie jest testem. Zaksięguj faktury z KSeF, dopasuj przelewy z banku i porównaj zaliczkę z tym, co wychodziło u biura w poprzednim miesiącu. Przy podobnych przychodach różnica powinna być niewielka i dawać się wyjaśnić.
Jeśli firma jest jednoosobowa i ma kilka dokumentów miesięcznie, możesz prowadzić ją samodzielnie w Uproszczone. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej o połowę mniej. Cały proces opisujemy na stronie zmiana biura rachunkowego na księgowość online.
Najczęstsze błędy przy zmianie
Pierwszy to zmiana w połowie miesiąca, przez co nie wiadomo, kto odpowiada za deklarację. Drugi to brak sum narastających, który kończy się błędną składką zdrowotną. Trzeci to niedomknięte uprawnienia w KSeF i pełnomocnictwo, które nadal wisi na starym biurze. Czwarty to założenie, że nowy księgowy sam znajdzie brakujące faktury.
Dobrze jest też zrobić listę stałych terminów. Zaliczka i składki do 20., JPK do 25., a przy kwartalnym rozliczeniu osobne daty. Wpisz je do kalendarza w dniu zmiany.
Biuro czy narzędzie po zmianie
Do biura wracaj, gdy zatrudniasz ludzi, zakładasz spółkę, kupujesz drogie środki trwałe albo sprzedajesz poza Unię. Do narzędzia przechodź, gdy firma jest jednoosobowa, dokumentów jest niewiele, a płacisz za wpisanie kilku faktur. Porównanie kosztów znajdziesz w wpisie ile kosztuje księgowość online.
Po zmianie księgowości warto przejrzeć też resztę firmowego zaplecza. Jeśli masz stronę na WordPressie, zapytaj o stałą opiekę nad stroną WordPress, żeby aktualizacje nie wypadały z grafiku razem z papierami.
Kiedy zmiana się nie opłaca
Jeśli umowa ma wysoką karę za wcześniejsze rozwiązanie, a do końca okresu zostały dwa miesiące, przeczekaj. Jeśli w trakcie roku czeka Cię kontrola albo korekta, zostaw ją staremu biuru i zmień księgowość po jej zakończeniu. Zmiana ma przynieść oszczędność i spokój, a nie kolejny front problemów.
Czy można zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Tak. Zamykasz ostatni miesiąc u poprzedniego biura, odbierasz dokumenty i sumy narastające od stycznia, a nowy księgowy albo narzędzie zaczyna od następnego miesiąca. Okres wypowiedzenia wynika z umowy.
Jakie dokumenty muszę odebrać od starego biura?
Księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów za bieżący rok, ewidencję środków trwałych, potwierdzenia deklaracji i plików JPK, rozliczenia ZUS oraz dokumenty źródłowe. Faktury należą do Ciebie.
Czy muszę odwołać pełnomocnictwo?
Jeśli biuro składało deklaracje na podstawie pełnomocnictwa, odwołujesz je formularzem OPL-1 w urzędzie skarbowym. Przy samodzielnej księgowości pełnomocnictwa nie potrzebujesz.