Ile kosztuje księgowość freelancera na B2B, biuro czy program

Szybka odpowiedź

Biuro rachunkowe bierze za jednoosobową działalność freelancera zwykle 150 do 410 zł netto miesięcznie, czyli 1 800 do 4 920 zł netto rocznie. Plan Start w Uproszczone kosztuje 199 zł netto miesięcznie, czyli 2 388 zł netto rocznie, a przy płatności rocznej o połowę mniej, czyli 1 194 zł netto.

Cena to jedno. Drugie to to, ile pracy zostaje po Twojej stronie: w biurze wysyłasz dokumenty i czekasz na rozliczenie, w programie zatwierdzasz gotowy miesiąc.

Co wpływa na cenę w biurze

Biura różnicują ceny według liczby dokumentów, formy opodatkowania i tego, czy jesteś płatnikiem VAT. Freelancer z kilkoma klientami i kilkunastoma fakturami kosztowymi miesięcznie często mieści się w środku widełek, a dopłaty pojawiają się za dodatkowe dokumenty, korekty i rozliczenia roczne.

Przed podpisaniem umowy zapytaj o trzy rzeczy: do ilu dokumentów obowiązuje cena ryczałtowa, ile kosztuje każdy kolejny i czy w cenie jest odpowiedź na pytania podatkowe w ciągu roku.

Rachunek na cały rok

Dolne widełki biura bywają tańsze od programu przy miesięcznej płatności, ale często wymagają odsyłania dokumentów mailem i czekania na rozliczenie. Różnica robi się na korzyść programu przy płatności rocznej albo gdy biuro dolicza za dokumenty.

Czego nie widać w cenie

W biurze płacisz też własnym czasem: przesłanie faktur, przypomnienia o brakujących potwierdzeniach i oczekiwanie na rozliczenie. W programie czas schodzi na przejrzenie listy niedopasowanych dokumentów, zwykle kilkanaście minut miesięcznie przy kilkunastu fakturach.

Z drugiej strony program nie zastąpi doradcy przy nietypowej sytuacji, na przykład sprzedaży usług za granicę. Wtedy jednorazowa konsultacja kosztuje mniej niż stały abonament u biura i wystarcza.

Koszt formy opodatkowania jest większy niż koszt księgowości

Różnica między biurem a programem to kilkaset do kilku tysięcy złotych rocznie. Różnica między ryczałtem a liniowym potrafi wynieść kilka tysięcy złotych przy tym samym przychodzie, bo zależy od udziału kosztów. Freelancer z niskimi kosztami zwykle płaci mniej na ryczałcie, ale stawkę dla swoich usług trzeba potwierdzić w klasyfikacji i sprawdzić w interpretacji lub u doradcy.

Przykład takiego rachunku dla kontraktora IT jest we wpisie ryczałt czy podatek liniowy dla programisty na B2B. Zasada jest ta sama dla każdego zawodu, zmieniają się tylko liczby.

Koszty startu działalności poza księgowością

Przy zakładaniu działalności dochodzą wydatki, o których rzadko się mówi w porównaniach księgowości: sprzęt, oprogramowanie, konto firmowe i materiały do pracy z klientami. Jeśli budujesz markę osobistą, warto policzyć też identyfikację wizualną, na przykład w abonamencie, jak projektowanie logo i identyfikacji wizualnej firmy, zamiast jednorazowego dużego wydatku.

Kiedy opłaca się zostać przy biurze

Jeśli masz pracowników, zlecasz podwykonawcom, sprzedajesz usługi do wielu krajów albo prowadzisz spółkę, program do jednoosobowej działalności nie wystarczy. Podobnie gdy lubisz mieć księgowego, do którego dzwonisz w każdej sprawie, i płacisz za to świadomie.

Jeśli zmieniasz biuro w trakcie roku, zobacz jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku. Pełny opis narzędzia dla tej grupy zawodowej jest na stronie księgowość dla freelancera na B2B.

Jak porównać oferty w pięć minut

Zbierz trzy liczby z ostatniego kwartału: ile faktur sprzedaży wystawiasz, ile dokumentów kosztowych masz i ile płacisz dziś razem z dopłatami. Podziel łączny koszt kwartału przez trzy, a wynik porównaj z ceną planu. Jeśli biuro doliczało za dokumenty, ta liczba będzie wyższa niż stawka z umowy i to ją trzeba stawiać obok programu.

Drugi test to czas. Zapisz, ile minut miesięcznie schodzi Ci na zbieranie i wysyłanie dokumentów. Trzydzieści minut miesięcznie to sześć godzin rocznie, które przy stawce godzinowej freelancera często kosztują więcej niż cała różnica w abonamencie.

Najczęstsze dopłaty, o które warto zapytać

Dopłaty za dokumenty ponad limit zapisany w umowie, za korektę deklaracji, za rozliczenie roczne, za zmianę formy opodatkowania w styczniu i za wystawienie zaświadczeń. Żadna z nich nie jest nadużyciem, ale razem potrafią podnieść rachunek o kilkadziesiąt złotych miesięcznie. W programie z jedną ceną planu te pozycje nie występują, natomiast nie ma też człowieka, który odpowiada na pytania w każdej sprawie.

Jak wygląda przejście z biura na program

Najpierw ustalasz datę, od której nowa księgowość przejmuje miesiąc, najlepiej początek miesiąca. Potem prosisz biuro o dotychczasową księgę, rejestry i informację o wybranej formie opodatkowania oraz o zapłaconych zaliczkach. W programie wybierasz tę samą formę, wskazujesz miesiąc startu i dodajesz dokumenty od tej daty.

Wypowiedzenie umowy z biurem sprawdź w jej treści, bo okres wypowiedzenia zwykle wynosi miesiąc i warto go uwzględnić przy planowaniu daty zmiany. Szczegółowa lista kroków jest w osobnym wpisie, do którego odsyłamy wyżej.

Ile kosztuje księgowość freelancera bez VAT?

Biura zwykle liczą taniej działalność bez VAT niż z VAT, w widełkach 150 do 410 zł netto miesięcznie dla całej jednoosobowej działalności. W Uproszczone plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie niezależnie od tego, czy jesteś płatnikiem VAT, a przy płatności rocznej o połowę mniej.

Czy księgowość freelancera można wrzucić w koszty?

Tak. Opłaty za biuro rachunkowe lub program księgowy są kosztem prowadzenia działalności, więc na księdze przychodów i rozchodów obniżają dochód. Na ryczałcie kosztów nie odliczasz, więc nie zmniejszają podatku. Zawsze zachowaj fakturę.

Czy freelancer musi mieć biuro rachunkowe?

Nie. Jednoosobowa działalność może prowadzić księgi samodzielnie, także w programie. Odpowiedzialność za poprawność ksiąg i terminy zawsze pozostaje po stronie przedsiębiorcy, niezależnie od tego, kto wpisuje dane.