Księgowość online czy biuro rachunkowe dla jednoosobowej firmy
Jednoosobowej firmie bez pracowników zwykle wystarcza księgowość online, bo dokumenty są proste, a koszt jest niższy. Biuro rachunkowe wygrywa, gdy firma rośnie, ma pracowników albo nietypowe rozliczenia. Poniżej kryteria, które pozwalają rozstrzygnąć to w kwadrans.
Szybka odpowiedź
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, wystawiasz do kilkudziesięciu faktur miesięcznie i nie masz pracowników, księgowość online jest tańsza i szybsza. Plan Start w Uproszczone kosztuje 199 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej o połowę mniej. Biuro rachunkowe bierze zwykle 150 do 410 zł netto miesięcznie i dopłaca za dokumenty ponad limit.
Biuro opłaca się wtedy, gdy potrzebujesz człowieka, który weźmie na siebie decyzje: kadry, spółka, nietypowy VAT, kontrola urzędu.
Pięć kryteriów wyboru
Pierwsze to forma firmy. Jednoosobowa działalność na ryczałcie albo księdze przychodów i rozchodów to najprostszy przypadek, który da się zautomatyzować. Spółka z o.o., pełna księgowość i środki trwałe w dużej liczbie to teren biura.
Drugie to liczba dokumentów. Kilkanaście do kilkudziesięciu miesięcznie mieści się w programie bez trudu. Setki pozycji, importy z marketplace i magazyn wymagają osoby, która je ogarnie.
Trzecie to pracownicy, bo kadry i płace to osobna usługa. Czwarte to VAT międzynarodowy i sprzedaż poza Polskę. Piąte to Twój czas: czy chcesz raz w miesiącu przejrzeć gotowy miesiąc, czy wolisz oddać wszystko i zapłacić więcej.
Policz swój miesiąc
Wybierz formę z tego wpisu i zobacz zaliczkę oraz składkę na przykładowych albo własnych danych.
Wybrany jest przykładowy miesiąc: 12 faktur sprzedaży i kosztów oraz przelewy.
Bez karty. Twoje dane zostają Twoje, eksport wszystkiego w każdej chwili.
Rachunek na cały rok
| Wariant | Miesięcznie netto | Rocznie netto |
|---|---|---|
| Biuro, dolne widełki | 150 zł | 1 800 zł |
| Biuro, górne widełki | 410 zł | 4 920 zł |
| Uproszczone, plan Start płatny miesięcznie | 199 zł | 2 388 zł |
| Uproszczone, plan Start płatny rocznie | około 99,50 zł | 1 194 zł |
Widełki biur pochodzą z ofert, które porównujemy, i różnią się między miastami. Dolna granica zwykle dotyczy firmy bez VAT z kilkoma dokumentami, górna firmy z VAT i dopłatami. Zawsze zapytaj o cenę po dopłatach, nie o stawkę podstawową.
Gdzie księgowość online wygrywa
Wygrywa ceną, bo nie płacisz za czas człowieka przepisującego fakturę. Wygrywa tempem, bo zaliczkę, składkę zdrowotną i plik JPK widzisz zaraz po zamknięciu miesiąca, a nie po tygodniu oczekiwania. Wygrywa też przejrzystością: każdy wpis ma wskazane źródło, więc w razie pytania urzędu wiesz, skąd się wziął.
KSeF działa na jej korzyść. Faktury ustrukturyzowane pobierasz do ewidencji tokenem, który odwołasz w KSeF w każdej chwili, a dokumenty poza systemem dodajesz plikiem. Szczegóły są na stronie KSeF program do faktur.
Gdzie biuro rachunkowe wygrywa
Biuro wygrywa, gdy zatrudniasz ludzi, masz spółkę, sprzedajesz usługi do wielu krajów albo prowadzisz firmę, w której co miesiąc dzieje się coś nietypowego. Wygrywa też wtedy, gdy cenisz telefon do konkretnej osoby i płacisz za to świadomie.
Jeśli jesteś właśnie przy biurze i rozważasz zmianę, przeczytaj, jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku. Zestawienie z innymi programami jest na stronie alternatywa dla iFirma i inFakt.
Ukryte koszty jednego i drugiego
W biurze to dopłaty za dokumenty ponad limit, za korektę deklaracji, za rozliczenie roczne i za zmianę formy opodatkowania. Do tego czas na zbieranie i wysyłanie papierów. W programie to czas na przejrzenie listy niedopasowanych dokumentów, zwykle kilkanaście minut miesięcznie przy kilku klientach.
Jest też koszt błędu. W biurze odpowiada za niego umowa z ubezpieczeniem OC, w programie ponosisz go sam, jak przy każdej samodzielnie prowadzonej księdze. Dlatego przy skomplikowanej sytuacji lepiej jednorazowo zapytać doradcę, a potem prowadzić księgę w programie.
Jak sprawdzić kontrahenta przed pierwszą fakturą
Niezależnie od tego, kto prowadzi księgi, warto przed większą sprzedażą zweryfikować nabywcę. Przy kontrahentach z innych krajów UE pomaga sprawdzenie numeru VAT UE kontrahenta, bo błędny numer zmienia sposób fakturowania i może zmienić podatek.
Test na jeden kwartał
Weź ostatnie trzy miesiące. Policz faktury sprzedaży, dokumenty kosztowe i łączną kwotę zapłaconą biuru razem z dopłatami. Podziel przez trzy i porównaj z ceną planu. Potem zapisz, ile minut miesięcznie schodzi Ci na przygotowanie dokumentów. Jeśli różnica w pieniądzach jest widoczna, a Twoja działalność jest jednoosobowa, zmiana się zwraca w pierwszym roku.
Pełne ceny i różnice między planami znajdziesz w cenniku, a koszt dla samej jednoosobowej firmy opisaliśmy we wpisie ile kosztuje księgowość online.
Czy księgowość online jest bezpieczna?
Bezpieczeństwo zależy od tego, kto ma dostęp do danych i czy można go cofnąć. W Uproszczone token do KSeF odwołujesz w KSeF w każdej chwili, a dane możesz wyeksportować, kiedy chcesz. Odpowiedzialność za poprawność ksiąg zawsze pozostaje po stronie przedsiębiorcy, niezależnie od tego, czy wpisuje je biuro, czy program.
Czy księgowość online jest legalna?
Tak. Przepisy nie wymagają biura rachunkowego, a jednoosobowa działalność może prowadzić księgi samodzielnie, także w programie. Program liczy zaliczkę, składkę zdrowotną i przygotowuje JPK, a Ty zatwierdzasz miesiąc.
Czy mogę wrócić do biura po roku?
Tak. Z programu eksportujesz ewidencję narastająco od początku roku, a nowe biuro przejmuje ją od następnego miesiąca. Najczystszy moment to początek roku podatkowego, ale zmiana w środku roku też jest możliwa.